Prowizje sprzedażowe są istotną częścią działalności firm z różnych branż. Jednak zarządzanie nimi może być trudnym i czasochłonnym procesem – chyba że zainwestujesz w odpowiednie rozwiązanie. Przez ostatnie 15 lat pomagaliśmy naszym klientom w radzeniu sobie z tym wyzwaniem i jesteśmy pewni, że obecnie najlepszym wyborem dla większości firm jest automatyzacja zarządzania prowizjami sprzedażowymi za pomocą dedykowanego oprogramowania. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się dlaczego.
Prowizja sprzedażowa – o co chodzi?
Najpierw zdefiniujmy pojęcie „prowizji sprzedażowej” lub “prowizji od sprzedaży” aby upewnić się, że wiemy o czym mówimy.
Prowizja od sprzedaży to wynagrodzenie, które przedstawiciele handlowi otrzymują za sprzedaż produktu. Jest ona powiązana z konkretną transakcją lub zdarzeniem prowizyjnym – co oznacza, że jest obliczana przy użyciu stałego wzoru (choć oczywiście zasady mogą być różne dla różnych produktów), a ekspert ds. sprzedaży zarabia ją za każdym razem, gdy sprzedaje ten konkretny produkt lub usługę. Oczywiście struktura prowizji od sprzedaży i praktyki wynagradzania różnią się w zależności od firmy.
Jako firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania współpracujemy z firmami z różnych branż: finansowej, transportowej, telekomunikacyjnej, medialnej, użyteczności publicznej i innych. Odkryliśmy, że zarządzanie prowizjami sprzedażowymi jest powszechnym wyzwaniem na wszystkich tych rynkach, a sposób rozwiązania tego problemu – jaki system rozliczania prowizji od sprzedaży wdrażasz – zależy od wielkości firmy i celów biznesowych. Omówmy wszystkie możliwe opcje.
Zarządzanie prowizjami od sprzedaży – po staremu
Źródło: Pexels
Jaki jest najprostszy sposób zarządzania prowizjami sprzedażowymi? Odpowiedź brzmi: korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych Excela lub – w niektórych przypadkach – nawet długopisu i papieru. Bądźmy całkowicie szczerzy: jeśli twoja organizacja jest mała, jest to rozsądna opcja i wiele firm na całym świecie robi to w ten sposób. Jednak gdy twój biznes zaczyna rosnąć, tworzy to wiele problemów:
- Nie możesz zautomatyzować procesu – wszystko musi być robione ręcznie, co wymaga dużo pracy ze strony zespołu ds. prowizji
- Ludzie popełniają błędy – pojawiają się błędy, które należy naprawić, czasami trzeba odpowiedzieć na zapytania klientów itp.
- Zasady nie zawsze są jasne – wzory używane do obliczeń są często prawie zapomniane, bowiem ludzie przez lata używają arkuszy kalkulacyjnych stworzonych przez kogoś innego. Utrudnia to zmianę i dostosowywanie zasad
- Wycieki danych – ręczne obliczenia wykorzystują przestarzałą technologię lub papierowe notatki, do których dostęp mogą uzyskać osoby nieupoważnione
- Inne problemy z bezpieczeństwem – brak odpowiednich systemów autoryzacji oznacza również większe ryzyko oszustw i podobnych problemów
Korzystanie z oprogramowania do rozliczania prowizji sprzedażowych – nowy sposób
Źródło: Pexels
Nasi klienci skontaktowali się z nami, aby rozwiązać wyżej wymienione problemy za pomocą oprogramowania. Najpierw opracowaliśmy kilka customowych systemów klasy korporacyjnej dostosowanych do potrzeb różnych firm. Następnie, bazując na tym doświadczeniu, stworzyliśmy gotowy system rozliczania prowizji sprzedażowych o nazwie MonkeyJar, który zapewnia wszystkie najważniejsze funkcje i może zostać wdrożona w twojej organizacji w mgnieniu oka. Oto główne zalety korzystania z nowoczesnego oprogramowania do zarządzania prowizjami sprzedażowymi.
Automatyzacja – oszczędzaj czas i pieniądze
Możesz definiować reguły i obliczać prowizje dla całych grup przedstawicieli handlowych. Te obliczenia wykorzystują istniejące źródła danych i wstępnie zdefiniowane reguły, więc można je wykonywać w dowolnym momencie, a nie tylko wtedy, gdy ktoś ręcznie zbiera dane za dany okres.
Wszystko to oznacza, że twoi pracownicy oszczędzają mnóstwo czasu, który mogą wykorzystać na bardziej produktywne i kreatywne zadania. Przykładowo, mogą zająć się analizami, symulacjami i prognozami oraz ulepszaniem obliczeń i pomocą firmie w wymyślaniu korzystniejszych reguł dla utrzymywanych przez nią partnerstw.
Automatyzacja pozwala również uniknąć błędów ludzkich, co oznacza, że nie musisz tłumaczyć się przed agentami sprzedaży lub partnerami, którzy pytają o zauważone przez siebie problemy i składają skargi. W niektórych przypadkach wdrożenie systemu do rozliczania prowizji sprzedażowych pomaga firmom zidentyfikować poważniejsze problemy z ich obliczeniami, które pozostawały ukryte przez lata. Umożliwia im to skontaktowanie się z partnerami w celu skorygowania i naprawienia sytuacji, pomagając im uniknąć odwrotnego scenariusza (partner lub partnerzy orientują się w sytuacji i myślą, że zostali oszukani).
Lepsze bezpieczeństwo – unikaj problemów i dbaj o bezpieczeństwo swoich danych
Dzięki systemowi rozliczania prowizji sprzedażowych dane z różnych źródeł są zbierane bez ingerencji człowieka. Możesz je edytować w dowolnym momencie, ale nie nadpisujesz danych, więc możesz również uzyskać dostęp do historii i odtworzyć dowolny proces myślowy, kiedy tylko zajdzie potrzeba. Zawsze będziesz wiedział, kiedy ktoś zrobił coś w systemie, kto zmienił stawki, na czyje polecenie itd.
Co więcej, taki system wykorzystuje zestaw uprawnień, które definiują funkcjonalności i dane, do których poszczególni ludzie mogą uzyskać dostęp. Możesz tworzyć grupy uprawnień przypisane do określonych zespołów lub osób. Firma może również tworzyć i definiować własne, spersonalizowane uprawnienia – nawet dla każdego pojedynczego pola tekstowego, kolumny itd., jeśli zajdzie taka potrzeba.
Elastyczność – z łatwością obsługuj różne scenariusze i obliczenia
W zależności od charakteru twojej firmy i struktury sprzedaży, obliczenia prowizji mogą być dość skomplikowane. Przykładowo jedna transakcja sprzedaży – np. kredyt hipoteczny – może generować kilka różnych prowizji dla różnych stron: firmy partnerskiej odsprzedającej twoje usługi, konkretnego agenta, z którym podpisano umowę, być może również jego przełożonego itd. System rozliczania prowizji sprzedażowych pozwala na łatwe śledzenie tych transakcji i prowizji.
Nasz MonkeyJar łatwo dostosowuje się do różnych potrzeb biznesowych – możesz go używać zarówno w przypadku B2B, jak i B2C (na przykład, gdy sprzedajesz usługi, takie jak gaz lub prąd, za pośrednictwem sieci agentów sprzedaży i partnerów). System może również obsługiwać złożone korekty bez tworzenia problemów z przepływem środków pieniężnych dla twoich partnerów. Wreszcie, może też pomóc ci uniknąć błędów w obliczeniach prowizji, które bywają dość kosztowne.
Integracje – łatwe i bezpieczne łączenie się z innymi systemami
Każdy opracowany przez nas system prowizji od sprzedaży (w tym MonkeyJar) był łatwy do zintegrowania z innymi technologiami (CRM, oprogramowanie do fakturowania itp.).
Oto kilka przykładów przydatnych integracji MonkeyJar:
- Excel/Google Sheets – Importuj dane finansowe do MonkeyJar
- HubSpot (lub inny system CRM) – Agreguj dane przedstawicieli handlowych
- Stripe (lub inny system płatności) – Automatyzuj płatności prowizji sprzedażowych
Świetny interfejs użytkownika – przyjazny dla użytkownika i konfigurowalny
Interfejs naszego systemu może przypominać Excel, dzięki czemu jest łatwy do zrozumienia dla pracowników, którzy korzystali z tego programu Microsoftu. Potrafi on jednak o wiele więcej i daje znacznie większe możliwości. Parę przykładów:
- Jest zaprojektowany jako aplikacja internetowa, do której można uzyskać dostęp z dowolnej przeglądarki.
- Dostosowuje się do najnowszych standardów UX, więc prawie każdy może z niego korzystać równie łatwo jak z Gmaila. Nie potrzeba specjalistycznej wiedzy.
- Zawiera specjalny moduł dla przedstawicieli handlowych, który umożliwia im przeglądanie bieżących i historycznych prowizji lub składanie skarg.
- Działa na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu przedstawiciele handlowi mogą uzyskać do niego dostęp również za pośrednictwem smartfonów.
MonkeyJar – wybierz gotowy produkt
MonkeyJar to aplikacja bazodanowa z graficznym interfejsem webowym opartym na Oracle APEX, infrastrukturze Oracle Cloud, PL/SQL i JavaScript. System jest szybki, łatwy w użyciu, bardzo skalowalny i konfigurowalny. Implementuje dane z różnych zewnętrznych źródeł, weryfikuje informacje i wykorzystuje je do zautomatyzowanego obliczania prowizji sprzedażowych – wystarczy dosłownie jedno kliknięcie. MonkeyJar został zaprojektowany do ciągłej kontroli procesu prowizyjnego – zapewnia doskonałą jakość danych, oferuje pełną audytowalność, zaawansowane opcje raportowania i potężne funkcje bezpieczeństwa, w tym konfigurowalny system uprawnień.
Oto pełny zestaw funkcji naszego systemu:
- Chmura – MonkeyJar jest dostępny z poziomu zwykłej przeglądarki jako aplikacja internetowa (w przypadku portalu dealerskiego również na urządzeniach mobilnych). Nie wymaga instalacji.
- Wdrożenie – Na pierwszym spotkaniu przedstawiamy klientowi system oparty na scenariuszu dostosowanym do jego branży, a cena systemu obejmuje pełną usługę wdrożenia wraz ze szkoleniem dla wszystkich pracowników, którzy będą korzystać z nowego rozwiązania.
- Konfiguracja – Udostępniamy uniwersalny i w pełni edytowalny słownik pojęć, umożliwiający korzystanie z różnych źródeł danych do obsługi różnych kanałów sprzedaży.
- Struktura sprzedaży – Oferujemy specjalny moduł umożliwiający tabelaryczną i graficzną konfigurację struktury sprzedaży.
- Portal dealerski – Dodatkowa, osobna platforma dla przedstawicieli handlowych (agentów, konsultantów), z dostępem do historii sprzedaży, wypłaconych prowizji i bonusów, a także możliwością składania reklamacji. Moduł ten jest dostępny również na urządzeniach mobilnych.
- Import danych – Prosty i szybki import danych z Microsoft Excel lub Google Sheets.
- Model rozliczeń – Zautomatyzowane i elastyczne rozliczanie prowizji w oparciu o w pełni konfigurowalne modele, uwzględniające różne parametry sprzedaży i różne okresy rozliczeniowe (dzienny, tygodniowy, miesięczny, kwartalny, półroczny i roczny).
- Odzyskiwanie należności – Automatyczne obliczanie korekt należności w przypadku zmian lub rezygnacji z zakupu.
- Raporty – Wbudowany moduł raportowania analitycznego, umożliwiający zbiorczą kontrolę danych o sprzedawcach, sprzedaży i prowizjach w wybranych okresach.
- Role i uprawnienia – Możliwość łatwego tworzenia ról dla użytkowników (np. administrator, specjalista ds. rozliczeń, specjalista ds. akceptacji rozliczeń) i przypisywania im określonych uprawnień do wyświetlania różnych części systemu i edycji różnych typów danych.
- Bezpieczeństwo – Proste, uniwersalne i bezpieczne logowanie za pomocą kont Microsoft lub Google.
- Integracje – MonkeyJar oferuje API (REST) umożliwiające przesyłanie danych z systemu na inne, zewnętrzne platformy wykorzystywane w twojej firmie.
- Interfejs – Nowoczesny i przejrzysty interfejs, który sprawia, że system jest łatwy w obsłudze dla każdego.
- Wielojęzyczność – MonkeyJar jest dostępny w języku angielskim i polskim. Planujemy też wsparcie dla kolejnych języków języków.
Narzędzia do prowizji od sprzedaży – potencjalne problemy podczas wdrażania
Jak w przypadku każdego projektu IT, istnieją pewne przeszkody i problemy, na które twoja firma może natrafić podczas wdrażania.
- Praca z poufnymi danymi – jednym z problemów, który prawie na pewno się pojawi, jest fakt, że system prowizji od sprzedaży wymaga i działa na bardzo poufnych danych – finansowych, informacjach o partnerach itd. Między innymi z tego powodu ważne jest, aby wybrać rozwiązanie stworzone przez sprawdzony podmiot. Za MonkeyJar stoi Pretius – firma z wieloletnim doświadczeniem w tworzeniu systemów rozliczania prowizji sprzedażowych. Jesteśmy dumni z bycia zaufanymi partnerami dużych firm z wielu różnych branż (finanse, transport, media, energetyka, komunikacja) i z powodzeniem wdrożyliśmy systemy rozliczania prowizji sprzedażowych w kilku z nich. MonkeyJar jest efektem tych doświadczeń i koncentruje się na zapewnianiu najwyższej klasy bezpieczeństwa.
- Obawy pracowników – pracownicy twojej firmy mogą obawiać się, że system zarządzania prowizjami odbierze im pracę. Ten strach jest zrozumiały – dobre rozwiązanie do obliczania prowizji może dosłownie zaoszczędzić ci setki godzin spędzonych na zbieraniu danych i ręcznych obliczeniach. Ważne jest jednak, aby podkreślić, że nie musi to oznaczać, że ludzie stracą pracę. Ich stanowiska i obowiązki po prostu ewoluują – zamiast wykonywać powtarzalne, proste i żmudne zadania, będą analizować dane, formułować prognozy i szukać sposobów na optymalizację reguł dotyczących prowizji sprzedażowych. Częścią implementacji MonkeyJar jest szkolenie pracowników i wyjaśnianie takich rzeczy zespołowi.
Podsumowanie
Narzędzia do zarządzania prowizjami sprzedażowymi mogą być bardzo przydatne w wielu różnych branżach. Automatyzacja potrafi zdziałać cuda dla wyników finansowych firm, oszczędzając znaczną ilość czasu i pieniędzy. Dodatkowym benefitem jest zwiększony poziom bezpieczeństwa – możesz uniknąć wielu poważnych problemów wynikających z wycieków danych. Jeśli wybierzesz odpowiednią technologię, uzyskasz system, który łatwo zintegrować z istniejącą infrastrukturą i do którego pracownicy szybko się przyzwyczają dzięki przyjaznemu interfejsowi.
Systemy tego rodzaju mogą być trudne do wdrożenia, ale jeśli zwrócisz uwagę na kilka kwestii i dobrze wybierzesz partnera, wszystko jest możliwe. Jeśli jesteś zainteresowany tym, co oferuje MonkeyJar, umów się na spotkanie z naszymi przedstawicielami – pokażą ci nasze rozwiązanie w akcji i rozwieją wszelkie wątpliwości.
Zarządzanie prowizjami sprzedażowymi – FAQ
Oto odpowiedzi na kilka typowych pytań dotyczących oprogramowania do rozliaczania prowizji od sprzedaży.
Czym jest oprogramowanie do raportowania prowizji?
Oprogramowanie do raportowania prowizji to rodzaj oprogramowania, które pomaga firmom śledzić i zarządzać prowizjami, które płacą swoim handlowcom. Może ono automatyzować obliczanie prowizji na podstawie różnych czynników, takich jak wolumen sprzedaży, przychody, marża zysku lub cele dotyczące wyników.
Jak śledzić sprzedaż prowizyjną?
Możesz w tym celu użyć arkuszy Excela, ale w większych przedsiębiorstwach najlepszym sposobem jest użycie dedykowanego, zautomatyzowanego systemu.
Jak wykonywać obliczenia sprzedaży prowizyjnej za pomocą oprogramowania?
Zależy to od wybranego narzędzia. Dobra platforma – taka jak MonkeyJar – wykona większość pracy za ciebie.
