Obliczanie prowizji sprzedażowych to temat, który na pierwszy rzut oka wydaje się prosty. Jednak każdy, kto miał z tą kwestią do czynienia, zna związane z nią pułapki. Nawet najmniejsze błędy mogą prowadzić do chaosu, strat finansowych, a przede wszystkim frustracji zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.
W tym artykule omówimy pięć najczęstszych problemów związanych z prowizjami, rozkładając je na czynniki pierwsze. Otrzymasz kilka cennych wskazówek, które pomogą ci je rozwiązać. Zaprezentujemy również narzędzie, którego możesz użyć, aby znacząco usprawnić cały proces.
5 największych wyzwań obliczania prowizji sprzedażowych
1. Błędy w danych wejściowych
Sprzedaż to dynamiczny proces. Dane zmieniają się z dnia na dzień, a czasem nawet z godziny na godzinę. Niestety oznacza to, że czasami obliczenia prowizji mogą opierać się na nieaktualnych danych, co prowadzi do wielu problemów. Przykład: Sprzedawca dokonał dużej transakcji ostatniego dnia miesiąca, ale dane nie zostały zaktualizowane, co spowodowało, że jego całkowita prowizja za ten okres została niedoszacowana.
Informacje mogą być również nieprawidłowe lub niekompletne z powodu błędu ludzkiego. Literówki, niepoprawnie wprowadzone wartości lub pomyłki przy kopiowaniu danych z jednego arkusza do drugiego (np. mieszanie kolumn, duplikowanie danych) są najczęstszymi przyczynami problemów.
Problematyczne bywa też łączenie danych z różnych systemów sprzedaży. Eksportowane informacje często nie mają spójnego standardu – dane z Twojego CRM, ERP i innych narzędzi mogą mieć różne formaty (na przykład jeden system używa waluty netto, a drugi brutto, lub dwa narzędzia używają innego systemu rejestrowania dat, np. DD-MM-RRRR i RRRR-MM-DD).
Podstawowym rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie systemów do automatycznego importu danych z arkuszy kalkulacyjnych lub integracja z Twoimi systemami CRM lub ERP.
2. Nieaktualne formuły i reguły
Firmy często korzystają z arkuszy kalkulacyjnych, które zostały stworzone wiele lat temu, czasami przez osoby, które już nie pracują w organizacji. W miarę rozwoju firmy zasady naliczania prowizji ulegają zmianie, a stare wzory przestają odpowiadać nowej rzeczywistości. Trudno je jednak udoskonalić, ponieważ nikt nie wie, jak działają te skomplikowane wzory i funkcje.
Regularne audyty, przejrzystość zasad i programów prowizyjnych mogą raz na zawsze wyeliminować ten problem.
3. Rozliczanie zwrotów i anulacji
Zwroty i anulowania to największe wyzwanie przy obliczaniu prowizji. Handlowiec otrzymuje premię za sprzedaż, ale gdy klient zwraca produkt, pojawia się problem: czy prowizję należy potrącić? Jak odzyskać prowizję wypłaconą za zwrócone produkty?
Problem polega na tym, że proces ten wymaga uwzględnienia wielu zmiennych – od momentu naliczenia prowizji, poprzez monitorowanie zwrotów, po wprowadzanie korekt w systemach finansowych. Każdy błąd w tym obszarze może prowadzić do konfliktów z handlowcami, nieporozumień finansowych i strat dla firmy.
Głównym wyzwaniem jest brak elastycznego systemu, który byłby w stanie automatycznie śledzić wszystkie transakcje i dostosowywać prowizje w przypadku zwrotów lub anulacji. W wielu firmach proces ten odbywa się ręcznie lub przy użyciu rozproszonych narzędzi, co prowadzi do opóźnień, frustracji i błędów. Ponadto brakuje przejrzystości – handlowcy często nie wiedzą, na jakiej podstawie została potrącana ich prowizja, co osłabia ich zaufanie do firmy.
Najlepszym rozwiązaniem tego dylematu jest wdrożenie systemu, który sprawi, że reguły dotyczące takich scenariuszy będą przejrzyste i umożliwi usprawnienie oraz automatyzację obliczeń.
4. Brak jednolitych standardów
Rozliczanie prowizji w organizacjach o rozbudowanych strukturach sprzedaży to temat, który ptrafi wzbudzić niemałe emocje. Zwłaszcza gdy mówimy o firmach o strukturze drzewa, gdzie każdy poziom ma swoje własne, specyficzne zadania i cele. Choć brzmi to jak typowy problem korporacyjny, jego skutki mogą wpłynąć na całą organizację na różne sposoby – od motywacji pracowników po wyniki finansowe.
Rozwój organizacji i będące jego rezultatem różne modele rozliczania prowizji to problem, który dotyczy wielu firm. Na początku wszyscy są zmotywowani – zasady są jasne, cele konkretne. Jednak w miarę rozwoju struktury każdy menedżer zaczyna wprowadzać drobne modyfikacje w systemie prowizyjnym, dostosowując go do specyfiki swojego zespołu i regionu. Na papierze może się to wydawać dobrym pomysłem, ale w praktyce powoduje chaos. Ludzie zaczynają porównywać swoje pensje, pojawiają się pytania o równe traktowanie, a co najgorsze, spada motywacja.
Co więc można zrobić? Przede wszystkim kluczowe jest zrozumienie, że brak jednolitych standardów prowizyjnych to nie tylko problem administracyjny, ale – w zasadzie przede wszystkim – ludzki. Wszyscy chcemy być traktowani sprawiedliwie. Dlatego kluczowe jest opracowanie przejrzystego systemu, który jest zarówno elastyczny, jak i sprawiedliwy. Co ważne, wprowadzenie jednolitych zasad nie oznacza, że wszyscy muszą zarabiać tyle samo. Różne regiony i zespoły mogą mieć swoją specyfikę, ale zasady te powinny być jasno określone i zakomunikowane. Dobrym pomysłem jest również zaangażowanie pracowników w proces ich tworzenia.
5. Niejasność w raportach i brak transparentności
Wyobraź sobie, że otrzymujesz prowizję, ale nie wiesz, jak została obliczona. Czy to na pewno właściwa kwota? Czy nie popełniono błędu? Czy uwzględniono wszystkie moje dane sprzedażowe?
Brak transparentności w procesie rozliczania prowizji jest jednym z głównych powodów braku zaufania między pracownikami a firmą. Kiedy pracownicy nie mają dostępu do informacji o naliczonych prowizjach, mogą stracić motywację, poczuć się niepewnie, a nawet uważać, że zostali oszukani.
MonkeyJar – doskonałe narzędzie do usprawniania i automatyzacji prowizji sprzedażowych
Nie byłoby to uczciwe (ani pomocne), gdybym po prostu wymienił wszystkie te problemy i wyzwania i zostrawił cię bez rozwiązania. Na szczęście mogę zaoferować coś, co pomoże ci uporać się ze wszystkimi tymi problemami – i nie tylko. MonkeyJar to nasz system zarządzania prowizjami sprzedażowymi, który jest sprzedawany jako produkt SaaS i stanowi rezultat naszego wieloletniego doświadczenia w tworzeniu podobnych rozwiązań dla wielkich przedsiębiorstw, w tym liderów rynku, takich jak BNP Paribas.
MonkeyJar oferuje graficzny interfejs i umożliwia implementację danych z różnych źródeł. Następnie weryfikuje te informacje i wykorzystuje je do automatyzacji obliczeń prowizji sprzedażowych. Jest to bezpieczne, szybkie, skalowalne i bardzo łatwe w użyciu narzędzie zaprojektowane do ciągłej kontroli procesu naliczania prowizji – zapewnia doskonałą jakość danych, oferuje możliwość przeprowadzenia pełnego audytu i zaawansowane opcje raportowania. Oto niektóre z oferowanych przez niego funkcji:
- Chmura – Dostęp do MonkeyJar jako aplikacji internetowej (w przypadku portalu dealerskiego również jako aplikacji mobilnej). Nie ma potrzeby instalowania czegokolwiek.
- Import danych – importuj dane z Microsoft Excel lub Google Sheets automatycznie za pomocą kilku kliknięć, aby zapobiec błędom ludzkim.
- Model rozliczeniowy – automatyzuj rozliczanie prowizji w oparciu o w pełni konfigurowalne modele, uwzględniając różne parametry sprzedaży i różne okresy rozliczeniowe (dzienny, tygodniowy, miesięczny, kwartalny, półroczny i roczny), aby uniknąć problemów wynikających z nieaktualnych zasad i braku przejrzystości.
- Odzyskiwanie środków – automatyczne obliczanie i zarządzanie odzyskiwaniem środków w przypadku zmian lub zwrotów. To świetny sposób na zaoszczędzenie czasu, a przede wszystkim na uniknięcie problemów i sporów spowodowanych nieprzejrzystymi i skomplikowanymi procesami związanymi z podobnymi sytuacjami.
- Struktura sprzedaży – zorganizuj strukturę swojego zespołu sprzedaży, korzystając z dedykowanego modułu MonkeyJar z graficznym interfejsem.
- Portal dealerski – zaoferuj swoim przedstawicielom handlowym osobną platformę (dostępną również na urządzeniach mobilnych), która umożliwia im dostęp do kluczowych informacji (historia sprzedaży, wypłacone prowizje i premie itp.), a także pozwala składać reklamacje.
- Raporty – kontroluj dane dotyczące sprzedawców, sprzedaży i prowizji za pomocą modułu raportowania analitycznego.
- Role i uprawnienia – zdefiniuj role użytkowników (administrator, specjalista ds. rozliczeń, specjalista ds. akceptacji rozliczeń itp.) i przypisz im określone uprawnienia, które regulują dostęp do danych i systemu.
- Bezpieczeństwo – loguj się bezpiecznie za pomocą kont Microsoft lub Google (tzw. logowanie jednokrotne).
- Integracje – użyj interfejsu API (REST), aby wysyłać dane z systemu do innych, zewnętrznych platform używanych w Twojej firmie.
Podsumowanie: Usprawnij swoje procesy prowizyjne już teraz
Obliczanie i zarządzanie prowizją od sprzedaży może być wyzwaniem na wielu poziomach – od szkodliwych błędów danych po niejasne, nieaktualne i ciągle zmieniające się zasady oraz ogólny brak przejrzystości. Są jednak rzeczy, które możesz zrobić, aby poprawić sytuację, a jednym z najlepszych kroków jest inwestycja w narzędzia, które pomogą ci usprawnić zasady i procesy związane z prowizjami w twojej firmie.
MonkeyJar zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania strukturą sprzedaży, definiowania zasad prowizyjnych i obliczania prowizji dla całego zespołu. To potężne rozwiązanie, które zaoszczędzi ci wielu problemów, kłótni i kosztownych błędów – a przy tym jest niezwykle łatwe w konfiguracji i obsłudze (oczywiście pomagamy we wdrożeniu i wyborze właściwych ustawień). Zainteresowany? Skontaktuj się z nami już teraz, aby umówić się na rozmowę i zobaczyć nasz produkt w akcji!
